Veel BI-teams werken met SharePoint-lijsten om projecten, taken of data te beheren. Het kan echter lastig zijn om handmatig bij te houden welke items verlopen zijn of binnenkort verlopen. In dit artikel leer je hoe je met Power Automate een automatische herinnering instelt voor verlopen SharePoint-items, zodat je tijdig actie kunt ondernemen en je processen soepel blijven verlopen.
Wat je nodig hebt
- Een SharePoint-lijst met een datumkolom die de vervaldatum van items bevat
- Power Automate-connector voor SharePoint
- Een e-mailconnector (bijvoorbeeld Outlook) om herinneringen te versturen
Stap 1: Trigger instellen op geplande interval
De eerste stap is het aanmaken van een flow die periodiek controleert op verlopen items. Gebruik hiervoor de trigger “Recurrence” in Power Automate. Hiermee stel je in hoe vaak de flow draait, bijvoorbeeld dagelijks om 8 uur.
Ga in de Power Automate-portal naar “Nieuwe flow” en kies voor “Gepland – Recurrence”. Stel de frequentie in op dagelijks en het tijdstip waarop de flow moet starten.
Stap 2: SharePoint-items ophalen met filter op vervaldatum
Voeg een actie toe met de connector “SharePoint – Get items”. Selecteer de juiste site en lijst. Gebruik de OData-filterquery om alleen items op te halen waarvan de vervaldatum kleiner of gelijk is aan vandaag, bijvoorbeeld:
Vervaldatum le '@{utcNow('yyyy-MM-dd')}'Hiermee filter je de lijst op items die vandaag of eerder zijn verlopen. Dit voorkomt dat je onnodig alle items ophaalt.
Stap 3: Herinnering versturen per e-mail
Gebruik de actie “Outlook – Send an email (V2)” om een herinnering te sturen. Voeg een “Apply to each”-loop toe om voor elk verlopen item een e-mail te versturen. In de e-mail kun je dynamische inhoud gebruiken zoals de titel van het item en de vervaldatum.
Voorbeeld onderwerp: “Herinnering: SharePoint-item ‘@{items(‘Apply_to_each’)?[‘Title’]}’ is verlopen”
In de body kun je details opnemen en een link naar het item toevoegen.
Tips & veelgemaakte fouten
- Gebruik altijd een filterquery bij het ophalen van SharePoint-items om performance te verbeteren.
- Controleer dat de datumkolom in SharePoint het juiste datumformaat heeft.
- Test de flow eerst met een kleine dataset om te voorkomen dat er te veel e-mails worden verstuurd.
- Zorg dat de e-mailontvangers duidelijk weten wat de actie is die ze moeten ondernemen.
Voorbeeld use case
Een BI-team gebruikt een SharePoint-lijst om projectdeadlines bij te houden. Met deze flow ontvangen projectmanagers automatisch een e-mail zodra een deadline is verstreken, zodat ze direct kunnen bijsturen. Dit voorkomt vertragingen en verhoogt de efficiëntie.
Afsluiting
Met deze eenvoudige Power Automate-flow houd je automatisch zicht op verlopen SharePoint-items en stuur je tijdig herinneringen. Zo verbeter je de samenwerking en voorkom je dat belangrijke taken over het hoofd worden gezien. Wil je meer leren over Power Automate? Bekijk dan ook het artikel Power Automate: E-mailmelding bij nieuwe SharePoint-rij instellen.
Je stelt dit eenvoudig in via de Power Automate-portal en hebt direct resultaat in je dagelijkse werk.
