Veel data- en BI-teams werken met Excel-bestanden als bron voor analyses en rapportages. Het automatisch verwerken van nieuwe rijen in Excel met Power Automate bespaart tijd en voorkomt fouten. In dit artikel leer je hoe je een Power Automate-flow maakt die nieuwe rijen in een Excel-bestand detecteert en deze data direct gebruikt in je workflow. Dit is relevant voor teams die hun data-invoer willen automatiseren en sneller willen reageren op nieuwe informatie.
Wat je nodig hebt
- Een Excel-bestand met een tabel waarin nieuwe rijen worden toegevoegd
- De tabel moet een unieke kolom bevatten (bijvoorbeeld een ID of tijdstempel)
- Power Automate-connector voor Excel (OneDrive of SharePoint locatie)
- Een duidelijk gedefinieerde trigger, zoals “Wanneer een rij wordt toegevoegd”
Stap 1: Trigger instellen voor nieuwe Excel-rijen
De eerste stap is het instellen van een trigger die de flow start zodra er een nieuwe rij wordt toegevoegd aan je Excel-tabel. Dit is belangrijk om real-time of periodiek te reageren op nieuwe data.
Gebruik de trigger “Wanneer een rij wordt toegevoegd” (Engels: “When a row is added”) van de Excel Online (Business) connector. Selecteer de juiste locatie, documentbibliotheek, bestand en tabelnaam. Deze trigger haalt automatisch de gegevens van de nieuwe rij op die is toegevoegd.
Stap 2: Gegevens uit de nieuwe rij gebruiken in de flow
Na de trigger kun je de kolomwaarden van de nieuwe rij gebruiken in volgende acties. Bijvoorbeeld om een e-mail te sturen, een item in SharePoint aan te maken of data te verwerken in een andere applicatie.
Gebruik dynamische inhoud uit de trigger, zoals kolomnamen, om de juiste waarden te selecteren. Bijvoorbeeld, als je een kolom “Klantnaam” hebt, voeg je deze toe in het e-mailbericht of in een andere actie.
Stap 3: Flow testen en optimaliseren
Test je flow door een nieuwe rij toe te voegen aan het Excel-bestand. Controleer of de flow correct wordt gestart en de acties worden uitgevoerd met de juiste data. Optimaliseer eventueel door foutafhandeling toe te voegen of extra controles in te bouwen, zoals het controleren op lege velden.
Tips & veelgemaakte fouten
- Tip: Zorg dat je Excel-tabel een duidelijke naam en unieke kolommen heeft voor betrouwbare triggers.
- Fout: Gebruik geen Excel-bestanden die gelijktijdig door meerdere gebruikers worden bewerkt zonder versiebeheer, dit kan flow-fouten veroorzaken.
- Tip: Gebruik de Power Automate-portal om je flow overzichtelijk te beheren en te monitoren.
Voorbeeld / mini use case
Stel je hebt een Excel-bestand met een tabel waarin salesmedewerkers dagelijks nieuwe orders invoeren. Met deze flow wordt automatisch een e-mail gestuurd naar de verantwoordelijke manager zodra een nieuwe order wordt toegevoegd, inclusief alle relevante ordergegevens. Zo blijft het team direct op de hoogte zonder handmatige acties.
Afsluiting
Met deze praktische Power Automate-aanpak automatiseer je eenvoudig het verwerken van nieuwe Excel-rijen en verbeter je de efficiëntie van je data workflows. Wil je meer leren over Power Automate en SharePoint-integraties? Bekijk dan ook het artikel Pas een goedkeuringsproces toe in Power Automate. Voor het maken en beheren van flows kun je dit instellen via de Power Automate-portal.
