In veel projecten en processen is het cruciaal om taken op tijd af te ronden. Met een automatische taakherinnering in Power Automate voorkom je dat belangrijke deadlines worden gemist. In dit artikel leer je hoe je eenvoudig een flow maakt die je automatisch een herinnering stuurt wanneer een taak bijna verloopt. Dit is bijzonder relevant voor BI-teams die hun werkprocessen willen stroomlijnen en deadlines willen bewaken.
Wat je nodig hebt
- Een taak- of projectlijst met een datumveld voor de vervaldatum (bijvoorbeeld in SharePoint, Planner of Excel)
- Power Automate-connector voor de gebruikte taakbron (bijv. SharePoint, Planner)
- Een e-mailaccount om herinneringen te ontvangen
Stap 1: Trigger instellen op basis van vervaldatum
De eerste stap is het kiezen van een trigger die de flow start op een geschikt moment, bijvoorbeeld dagelijks of op een specifiek tijdstip. Dit zorgt ervoor dat de flow regelmatig controleert welke taken bijna verlopen zijn.
Gebruik de trigger “Recurrence” in Power Automate en stel deze in op dagelijks of een andere gewenste frequentie.
Zo stel je dit in:
Trigger: Recurrence
- Interval: 1
- Frequency: Day
Stap 2: Taken ophalen en filteren op vervaldatum
Vervolgens haal je de taken op uit je taakbron. Gebruik hiervoor de juiste connector, bijvoorbeeld SharePoint – Get items of Planner – List tasks. Filter de taken zodat alleen die taken worden opgehaald waarvan de vervaldatum binnen bijvoorbeeld 2 dagen ligt.
Bij SharePoint kun je een OData-filter gebruiken zoals:
Vervaldatum geformatteerd als yyyy-MM-dd
Filter query: Vervaldatum le '@{addDays(utcNow(), 2, 'yyyy-MM-dd')}' and Vervaldatum ge gt utcNow()Hiermee selecteer je taken die binnen 2 dagen verlopen.
Stap 3: Herinnering versturen per e-mail
Voor elke gefilterde taak stuur je een e-mailherinnering. Gebruik de actie Send an email (V2) en vul de velden in met dynamische inhoud uit de taak, zoals de taaknaam en vervaldatum.
Voorbeeld e-mailinhoud:
Onderwerp: Herinnering: taak '@{items('Apply_to_each')?['Title']}' verloopt binnenkort
Body: De taak '@{items('Apply_to_each')?['Title']}' verloopt op @{items('Apply_to_each')?['Vervaldatum']}. Zorg dat je deze op tijd afrondt.Deze stap zorgt ervoor dat je tijdig een melding krijgt, zodat je actie kunt ondernemen.
Tips & veelgemaakte fouten
- Controleer de datumformaten in je taakbron en Power Automate om fouten te voorkomen.
- Gebruik een geschikte filterperiode (bijvoorbeeld 1-3 dagen) om niet te veel of te weinig herinneringen te sturen.
- Test de flow eerst met een kleine dataset om zeker te zijn dat de e-mails correct worden verzonden.
- Zorg dat de e-mailadressen correct zijn ingesteld om te voorkomen dat herinneringen niet aankomen.
Voorbeeld / mini use case
Een BI-consultant gebruikt een SharePoint-lijst om taken te beheren. Met deze flow ontvangt hij elke ochtend automatisch een e-mail met taken die binnen 2 dagen verlopen. Zo mist hij nooit een deadline en kan hij zijn werk efficiënt plannen.
Afsluiting
Met deze automatische taakherinnering in Power Automate houd je eenvoudig grip op deadlines en verhoog je de productiviteit van je team. Wil je meer leren over het automatiseren van processen? Bekijk dan ook het artikel Automatisch bestanden opslaan van e-mail. Stel dit in via de Power Automate-portal en ervaar direct het gemak van geautomatiseerde herinneringen.
