In veel BI-omgevingen is het belangrijk om direct op de hoogte te zijn wanneer nieuwe data binnenkomt. Met Power Automate kun je eenvoudig een automatische e-mailmelding instellen die verstuurd wordt zodra er een nieuwe rij wordt toegevoegd aan een SharePoint-lijst. Dit artikel leert je stap voor stap hoe je deze melding opzet, zodat je sneller kunt reageren op nieuwe inzichten en data-updates.
Wat je nodig hebt
- Een bestaande SharePoint-lijst waar nieuwe data aan wordt toegevoegd
- Een Power Automate-flow met toegang tot de SharePoint-connector
- Een e-mailadres om de melding naartoe te sturen
Stap 1: Trigger instellen voor nieuwe SharePoint-rij
De eerste stap is het instellen van de trigger die de flow activeert zodra er een nieuwe rij wordt toegevoegd aan je SharePoint-lijst. Dit is essentieel om real-time meldingen te ontvangen.
Open de Power Automate-portal en maak een nieuwe geautomatiseerde flow aan. Kies als trigger “Wanneer een item wordt gemaakt” onder de SharePoint-connector. Vul de URL van je SharePoint-site in en selecteer de juiste lijst.
Stap 2: E-mailactie configureren
Na de trigger voeg je een actie toe om een e-mail te versturen. Kies de actie “E-mail verzenden (V2)” van de Office 365 Outlook-connector. Vul het e-mailadres in van de ontvanger, stel een duidelijke onderwerpregel in, bijvoorbeeld “Nieuwe SharePoint-rij toegevoegd”, en gebruik dynamische inhoud uit de trigger om relevante details in de e-mail te plaatsen, zoals de titel of andere kolomwaarden van de nieuwe rij.
Stap 3: Flow testen en activeren
Test je flow door een nieuwe rij toe te voegen aan de SharePoint-lijst. Controleer of de e-mail correct wordt ontvangen met de juiste informatie. Pas indien nodig de e-mailinhoud aan voor meer duidelijkheid of extra details. Zodra alles werkt, activeer je de flow zodat deze automatisch meldingen blijft versturen.
Tips & veelgemaakte fouten
- Controleer de SharePoint-lijst URL en naam zorgvuldig om fouten in de trigger te voorkomen.
- Zorg dat de e-mailontvanger correct is ingevuld en dat het e-mailadres geldig is.
- Gebruik dynamische inhoud om de e-mail persoonlijk en informatief te maken.
- Test de flow altijd met een testitem voordat je deze in productie neemt.
Voorbeeld use case
Een BI-team gebruikt een SharePoint-lijst om feedback van gebruikers te verzamelen. Met deze flow ontvangen teamleden direct een e-mailmelding zodra een nieuwe feedback wordt toegevoegd, zodat ze snel kunnen reageren en de data kunnen verwerken in hun rapportages.
Met deze eenvoudige maar krachtige Power Automate-flow voor een e-mailmelding bij een nieuwe SharePoint-rij blijf je altijd op de hoogte van nieuwe data in je SharePoint-lijsten. Wil je meer leren over het automatiseren van taken? Bekijk dan ook het artikel Power Automate: Stel een automatische taakherinnering in.
Je stelt dit eenvoudig in via de Power Automate-portal en kunt het direct toepassen in je dagelijkse BI-werk.
