In veel BI- en data-omgevingen is het belangrijk om snel op de hoogte te zijn van nieuwe data-invoer. Met Power Automate kun je eenvoudig een trigger instellen die automatisch een bericht in Microsoft Teams verstuurt zodra er een nieuw item in een SharePoint-lijst wordt toegevoegd. Dit artikel leert je hoe je deze workflow opzet, zodat je team direct geïnformeerd wordt en sneller kan reageren.
Wat je nodig hebt
- Een SharePoint-lijst waar nieuwe items worden toegevoegd
- Een Microsoft Teams-kanaal waar het bericht naartoe gestuurd wordt
- Toegang tot de Power Automate-portal om de flow te maken
Stap 1: Maak een nieuwe flow met trigger ‘Wanneer een item wordt gemaakt’
Open de Power Automate-portal en kies voor het maken van een nieuwe geautomatiseerde cloudflow. Selecteer als trigger “Wanneer een item wordt gemaakt” onder de SharePoint-connector. Vul de URL van je SharePoint-site in en selecteer de juiste lijst. Deze trigger zorgt ervoor dat de flow start zodra er een nieuw item in de lijst verschijnt.
Stap 2: Voeg een actie toe om een bericht in Teams te sturen
Voeg een nieuwe actie toe en zoek naar de Microsoft Teams-connector. Kies de actie “Een bericht in een kanaal posten”. Selecteer het team en het kanaal waar het bericht naartoe moet. In het berichtveld kun je dynamische inhoud van het SharePoint-item toevoegen, zoals de titel of andere relevante kolommen, zodat het bericht duidelijk en informatief is.
Stap 3: Test en activeer de flow
Sla de flow op en test deze door een nieuw item toe te voegen aan de SharePoint-lijst. Controleer of het bericht correct en tijdig in het gekozen Teams-kanaal verschijnt. Pas indien nodig het bericht of de instellingen aan. Zodra alles werkt, zorg je dat de flow actief blijft zodat je team altijd direct op de hoogte is.
Tips & veelgemaakte fouten
- Zorg dat je de juiste SharePoint-site en lijst selecteert om fouten te voorkomen.
- Gebruik duidelijke en relevante dynamische inhoud in het Teams-bericht voor maximale duidelijkheid.
- Test de flow altijd met een voorbeelditem voordat je deze in productie neemt.
- Let op machtigingen: de gebruiker die de flow maakt moet toegang hebben tot zowel SharePoint als Teams.
Voorbeeld / mini use case
Een BI-team gebruikt een SharePoint-lijst om nieuwe datarapporten te registreren. Met deze flow ontvangt het team automatisch een Teams-bericht bij een nieuw SharePoint-item, zodat ze direct kunnen starten met de analyse zonder handmatig te controleren.
Afsluiting
Met deze eenvoudige Power Automate-trigger verbeter je de communicatie binnen je BI-team en zorg je voor een snellere reactietijd bij nieuwe data-invoer. Wil je meer leren over het automatiseren van processen? Bekijk dan ook het artikel Pas een goedkeuringsproces toe in Power Automate. Stel dit in via de Power Automate-portal en ervaar direct het voordeel van geautomatiseerde meldingen.
